商业服务的注意事项

本资料的目的是为各部门提供指引 情况和加强坚持既定程序的重要性，以支持 采购和财务流程，从而确保及时和合规的采购 and funds disbursements.

Requisition Do’s

  1. 遵守2020/2021年商业服务年终截止日期日历.
    星期三，2021年3月31日 最后一天收到采购全额资金和批准的超额申请单 of $96,700.00随附投标或征求建议书授权书(要求 正式的竞争程序).
    Monday, April 12, 2021 接收采购申请单和/或合同申请表的最后一天 和批准)一般基金用品，设备 & 服务和分类计划 将于2021年6月30日前交付并开具发票.
    Monday, June 15, 2021 最后一天根据毛毯采购订单和史泰博采购进行采购 and Office Depot. 订单必须在2021年6月30日之前收到，否则将影响部门的工作 next year budget.
    详情请参阅年底截止日期日历.
  2. 在提交和批准之前完成预算转移并确保资金可用 Banner的货物和/或服务合同申请表(CRF).
  3. 确保在你的申请单上使用正确的供应商名称/号码. Notify Purchasing 如供应商通知服务公司名称、帐单地址有任何更改，请提供服务 or contact information.
  4. 只有在以下情况下才批准申请:实际需要的材料或服务; 已分配适当的帐号，所指示的帐户中存在资金; 对所需要的物品有充分的说明，所有可用的资料都已齐全 包括在内，并且所指示的交货地点有足够的存储空间可以接受 the materials.
  5. Add taxes (10.25%)到所有的采购申请(服务是不征税的) 当供应商没有纳税或适用较低的税率时. Also remember 包括运费在您的申请，如适用.
  6. 在提交之前获得ITS，设施服务和/或人力资源部门的批准 采购订单或合同申请表的申请单. Approval documentation 必须转发给采购服务部并与相应的申请单确认 number. 未能提供证明文件可能会延迟处理和及时 delivery. 除非另有说明，否则未来的续展/修订不需要预先批准 续订/修订包括必要的工作范围的变更或补充 另一个审查和预批准.

Requisition Don’ts

  1. 不使用申请号直接向供应商下单或允许 them to ship product(s). 只有采购部门签发的采购订单或合同 是否被视为有效的采购工具及地区的义务.
  2. 不直接向供应商下订单，然后提交您的申请单. This is 被认为是事后交易，可能需要特别批准才能处理. 此类交易不是特区的义务，而是个人的义务 不按既定规则和程序下订单.
  3. 不要直接联系供应商增加，减少，增加项目或更改“船 “在不与采购部门协调您的请求的情况下，处理现有的采购订单 确保修改后的采购订单被签发.
  4. 没有事先检查就不购买化学品、消毒剂或教室空气净化器 with Facilities Services
    设施可以协助和指导这些项目.
  5. 不要延迟提交您的采购申请和报价给采购服务. Early 提交文件为处理和及时交付所需货物和/或提供了时间 services.

Invoice Do’s

  1. 确保供应商/承包商在交付或完成服务时提交发票.
  2. 确认发票反映正确的采购订单号和实际的货物/服务 根据预先建立的采购订单或合同接收，数量和定价. 任何差异必须立即报告给采购服务部和财务部 Payable.
  3. 签署和日期核实发票，编写相应的采购订单或合同 在每张发票上注明编号，并将其转寄给应付帐款.
  4. 及时回复有关发票的询问.

Invoice Don’ts

  1. 不延迟获取和提交发票给应付账款. This could 对你的部门和整个地区都有负面影响.

Contract Do’s

  1. 了解协议的到期日和终止要求 and plan accordingly.
  2. 了解合同中的自动续期条款. 这可能会让你的部门付出高昂的代价 除非您及时采取行动终止服务.
  3. 及时提交合同申请单(CRF)，以备新协议或修改 有充足资金的申请单，并有足够的时间进行处理和审核 服务开始前的批准.
  4. 确保合同资金到位，并在足够的时间内满足要求 合同的付款义务. 联邦“反缺陷”法要求这样做 合同当局除非资金充足，否则不签订合同.
  5. 认识到本部门的责任和合规义务 terms of the agreement.

Contract Don’ts

  1. 不自己起草合同、谅解备忘录、协议备忘录、贷款备忘录等.，与供应商或其他机构合作， 不要使用去年的模板，继续请求签名. Even 虽然这一过程可能适用于某些情况，但协议仍然需要例行程序 审核以确保符合法律变更、法规修订、工作范围变更的要求; 责任问题、学生隐私、网络安全、保险限额等 适用于所请求服务的特定需求.
  2. 不与供应商签订合同或任何类型的协议. 高级职员及董事 没有合同签署权吗. Ed. 法典§81655和帕萨迪纳地区社区 学院理事会政策6100已将合同授权给校长/校长 及其他由警司/校长委任的人员. Unless the delegation 代表地区签署合同的权力表明您个人的身份 不要直接点名，不要签署合同或谅解备忘录、备忘录、贷款协议等.… on behalf of the District.
  3. 不授权承包商开始服务或供应商运送产品，除非 一个有效的，董事会批准的和完全执行的合同或采购订单 been established. 只有经过地区采购订单或合同验证的交易 号码将被视为地区责任.
    个人未经正当购买而进行的交易 文件将被视为私人交易，而不是学区的义务.
  4. 在未获得全额资助的情况下，不提交合同申请表格(CRF) 并在横幅上批准申请，以支付全部付款义务 合同包括至少第一年的差旅费(如适用) contract’s performance. 否则，合同的处理将延迟到资金到位 is secured.

投标书和投标书

  1. 提交您的投标授权书(ATB)请求和详细的工作范围 给予董事会事先授权、投标/招标文件开发的时间; 进行招标、合同授予、董事会批准和合同执行.
  2. 在采购过程的初始阶段联系采购服务 然后在最后的选择过程中，使程序适当和合规 当你需要获得任何专业，科学， 需要特别研究的电子、服务、资本或其他设备 的市场和/或超过目前的出价门槛$96,700.

投标和请求建议书不

  1. 不与供应商分享项目细节或授权他/她撰写范围 工作或规范. 这会给供应商带来不公平的优势 投标人和将导致他被排除在招标竞争.
  2. 不要把一个项目分成几个小项目来避免正式的招标.

Sole Source Justification

  1. 独家来源的要求以市场调查和验证为前提. A vendor’s letter 难道这不是充分的理由吗. 是否应该有足够的时间进行唯一来源验证.
  2. 独家来源采购须事先获得董事会批准.

Miscellaneous

  1. 不直接联系供应商，单独建立自己的部门账户 from the District. 只有采购服务部门可以代建立一个账户 of the District. 请联系采购部寻求帮助.

如有下列问题，请联络: